Estrategia de Transformación Digital: ¿Necesidad u obligación?

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Durante este mes de Abril, el ya famoso y mentado COVID-19 (SARS-CoV-2, o corona virus le quiera llamar) nos dió un verdadero golpe de realidad: Algunos de nosotros no tenemos un verdadero plan de contingencia contra catástrofes (del cualquier índole) o una estrategia de transformación digital.

Seguramente para cuando lean este blog, ya habrán logrado salvar la operación de la empresa (espero!). Finalmente hoy basamos mucho del trabajo de oficina en computadoras y hay empresas que podrían dejar a sus colaboradores trabajar de forma remota de manera natural desde hace muchos (pero muchos) años, aun cuando no lo hemos hecho por costumbre, por duda, por control, o cualquier otro pretexto que quieran poner.

Pero, de verdad …

¿Ya tenemos clara o definida una estrategia de continuidad de negocio o una estrategia de transformación digital?

Parece que esta cuarentena va para uno (o dos meses), ¿qué pasaría si se extiende a 6 meses? y ¿Cómo se vería nuestro plan de operación y negocio si esto se extiende todo lo que falta del año? La empresa en la que colaboras: ¿Está preparada para ello?

Muchos hablamos, hemos leído o, al menos, hemos escuchado sobre la transformación digital. Hoy tenemos el mejor pretexto que pudiera existir para convencer a quien haga falta convencer en la empresa para convertir este tema en boga en una realidad dentro de nuestras organizaciones y actuar YA! para lograrlo.

Seguramente muchos ya empezaron, pero, ¿serán suficientes unas semanas de cuarentena para lograr el objetivo de tener el plan e iniciar la ejecución del mismo? Como mencionamos en párrafos anteriores, algunas funciones dentro de la organización ya lograron transformarse al menos en un primer sentido, el trabajo remoto; sin embargo pareciera que las juntas se han vuelto el activo más valioso de las organizaciones, y si no, pregúntenle a Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, y un sin fin de herramientas para realizar video conferencias.

Si no han empezado, creo que ahora es el momento!

¿Cómo empezar con una estrategia de transformación digital?

Áreas para implementar una estrategia de transformación digital
Áreas donde lograr una transformación digital

Existen seis áreas dentro de una organización para establecer una transformación digital. También los podemos entender cómo los principales objetivos de una empresa cuando empieza su búsqueda por una estrategia de transformación digital.

Seguramente al ver capacidades digitales distinguimos que es una obvia por el nombre, y porque ha sido la primera que muchas empresas han buscado (y que mencionamos al principio sobre el tema de trabajo remoto). Sin embargo es evidente que no es la única, ni tampoco de las más importantes, o de mayor impacto en el negocio. Definir un buen plan de transformación en una empresa manufacturera hacia la industria 4.0 mediante la estrategia de negocio digital o una empresa de servicio hacia una verdadera experiencia del cliente (magnificando la atención del servicio como lo hacen los grandes como Disney o Amazon) son sin duda algunas de los principales motores de la transformación que vemos regularmente en las empresas.

De esta manera, enfocamos nuestro esfuerzo hacia aquel objetivo que determinamos tiene mayor importancia de acuerdo al estado actual de nuestra empresa. Y no olvidemos que uno de los primeros pasos que muchas empresas siguen es la agilidad e innovación, ya que muchas de las empresas es donde más esfuerzo ponen porque la expectativa del impacto vislumbra muchos beneficios, así como implicaciones. Tengo años trabajando en diversas empresas con metodologías ágiles, en diversas áreas, tanto tecnológicas como comerciales, y ayuda, mucho, pero el proceso de cambio en la empresa y en la gente…. duele.

3 Etapas para lograr un proceso exitoso en tu estrategia de transformación digital

Para lograr una transformación digital eficiente y sin tropiezos o pasos en falso, es necesario comprender y realizar 3 etapas, repetibles e iterativas, bajo el mismo modelo de metodologías ágiles que tanto se pregona utilizamos los tecnólogos para desarrollar productos de software. Estas etapas son:

Etapas para lograr una transformación digital exitosa
  • Definición: ¿Dónde estamos?, ¿A dónde queremos llegar?
  • Ejecución: ¿Qué y cómo lo vamos a hacer?
  • Mejora continua y expansión: ¿Qué funcionó y qué no funcionó?, ¿Qué sigue?

Definición

En la fase de definición el principal objetivo es entender dónde estamos parados y hacia dónde queremos ir. Para empezar, debemos saber ¿Cómo está estructurada nuestra empresa y su operación?, ¿Qué áreas juegan un rol fundamental en la cadena de valor que producimos hacia nuestros clientes?. Por eso debemos mapear o tener una estructura clara del negocio, sus áreas de impacto en la creación de valor, sus áreas de servicio interno y las áreas administrativas y de dirección del negocio.

Ahora bien, antes de definir nuestra empresa y su estructura, lo primero que debe suceder es tener el compromiso, total e irrefutable, de la alta dirección de la empresa. Nada va a cambiar, ni será de alto impacto y mucho menos sucederá, si el director general, o el director de operaciones, o algún otro director, o grupo de directores, no están 100% comprometidos e involucrados en el proceso. Ellos deberán guiar y participar activamente, al menos, en esta fase; y dar seguimiento durante todo el proceso de transformación de la empresa. Preferentemente, deberían ser los principales interesados en la promoción, difusión y avance de la transformación de la empresa.

Ya con el compromiso adquirido por parte de la alta dirección, la primer tarea es crear el mapa de capacidades de la empresa. El modelo plasmado abajo es el que considero mas sencillo para esta tarea, y en ella podemos poner tantas áreas de negocio o departamentos como tengamos, para poder entender más fácil el negocio y el impacto que pequeños cambios en cada una de esas áreas pudieran producir; todo con el objetivo de no crear proyectos tipo elefantes blancos que terminan sin llegar a ningún lado, porque en realidad se plantean en áreas que producen poco valor o bajo impacto, ya sea hacia los clientes o internamente en el negocio.

En este sencillo ejemplo verán tan solo algunas áreas pues trato de mostrar cómo ser vería en muchas empresas (principalmente chicas y medianas). Obvio en los corporativos dependerá de la profundidad con la que se pretenda analizar el negocio.

Mapa de Capacidades

Ya que sabemos dónde estamos, entonces hay que definir ¿A dónde queremos llegar?. Como vemos en la referencia para lograr la transformación digital, debemos decidir por dónde empezar. Empezar por un departamento o unidad de negocio es importante para lograr un cambio gradual y que los colaboradores se vayan contagiando unos a otros sobre el cambio mismo. Un enfoque de cambio radical, en toda la organización, nunca es deseable, a menos que fuera inevitable por una situación de supervivencia del negocio.

En realidad, debemos partir del centro de nuestro mapa de capacidades, cadena de valor del negocio, pues es nuestro verdadero valor que como negocio producimos para nuestros clientes. Posteriormente podemos seguir con la parte superior del mapa, pues es la dirección de cómo y hacia a dónde va el negocio, y al último (pero nunca menos importante), la parte de áreas de soporte. Hago énfasis en el grupo de áreas de soporte al negocio ya que para lograr la transformación digital, hay dos áreas FUNDAMENTALES en el negocio para que esto ocurra, y ocurra de la mejor manera: Recursos humanos y Sistemas (o TI). Sin ellos, nada de lo que definamos o quisiéramos hacer como transformación digital sucederá.

Supongamos que decidimos empezar por una área de negocio fundamental, como pudiera ser el área de manufactura (producción), entonces nuestro foco estará centrado en estrategia de negocio digital. Lo principal será determinar cómo está hoy nuestra planta y realizar un análisis comparativo del estado actual contra los estándares internacionales (o nacionales, como la industria 4.0, por ejemplo). Con ese análisis, entonces podemos iniciar con un sin fin de ideas y proyectos. Sin duda saldrán mil y una ideas de que hacer y cómo es que el área puede evolucionar, poner sensores, producción en tiempo real de pedidos, métricas de calidad del producto, etc. Otra manera más complicada sería hacer este análisis de capacidades para cada área del negocio y tratar de encontrar aquellas donde podemos producir más valor, de acuerdo al estado actual y los posibles estados deseados para ser alcanzados mediante alguna iniciativa o proyecto de transformación digital.

Siguiendo con el ejemplo del área de producción, debemos determinar cuál o cuáles de todos los proyectos o iniciativas serán aquellos por donde empezaremos a trabajar para lograr el objetivo planteado. Para esto también existen un sin número de formas y modelos; sin embargo a continuación expongo uno que me parece muy sencillo, pero muy poderoso para ser implementado por las empresas: Una matriz de Costo-Beneficio que se puede realizar en Excel o Google Sheets, o algún otro sistema de hojas de cálculo. A continuación muestro una imagen de cómo se vería este modelado, en le cual incluyo una variable más, la parte de complejidad + tiempo; ya que siempre será un factor a considerar.

Por cuestión de espacio pongo el resultado, pero será fácil identificar cómo crear una matriz de este estilo. Se pueden utilizar otros modelos más complejos para este propósito, como determinar modelos de madurez, identificando el estado o capacidad de cada una de las áreas, y luego tomando referencias del mercado para determinar que podemos ejecutar en cada área, y priorizar. Pero por naturaleza, esos modelos son, no solo más complicados de ejecutar, sino también toman MUCHO más tiempo, y si lo que queremos es tomar las bases o fundamentos de la transformación digital, recordemos que uno de ellos es la agilidad del negocio y el cómo hacer las cosas mucho más “ejecutables” o realizables en el corto plazo. Por ello, nos quedaremos con esta matriz de costo-beneficio.

Matriz Costo - Beneficio

con esto, ya sabemos que proyectos o iniciativas deberían ser las primeras a ejecutar por parte de nuestros equipos involucrados. Empezaríamos por la idea o iniciativa 3, luego la 1 (o, ¿sería primero la 2?), etc.

Ejecución

Para la fase de ejecución hay dos cosas fundamentales que debemos considerar, la primera es: MEDIR. Lo que no se mide, no se puede mejorar; por lo tanto determinar cuales son las métricas que determinan el éxito del proyecto, o el camino correcto es primordial para iniciar el camino hacia la mejora continua.

La forma más simple de medir el éxito es estableciendo objetivos claros. Tenemos muchas alternativas para definirlos y darle seguimiento para ello muestro aqui algunas alternativas tratando de listarlas de las más simples hacia las mas complejas o más estructuradas. Podríamos decir que algunas de ellas no están necesariamente diseñadas para la parte de proyectos en particular, pero sin duda son muy utilizadas en las organizaciones, así que las enlisto, expresadas en sus acrónimos en inglés, para mayor referencia futura, ya sea para ser usadas en un proyecto, o para toda la organización:

Entenderán que no alcanza este artículo para entrar en el detalle de cada una de ellas, así que dejo la referencia para que tengan más información. Como simple comentario, obviamente usaran la que quieran, pero si hacen el proceso de empezar poco a poco con la transformación digital, y piensan en cambiar la forma de cómo trabajar, va a ser muy complicado el lograr el cambio. Los invito a iniciar poco a poco, y si no tienen hoy una forma de medir, empiecen por KPIs, y luego podrían, a nivel organización (en un futuro no muy lejano) pensar en OKRs o MBOs.

La segunda parte dentro de la fase de ejecución es cómo llevar a cabo los proyectos, la administración del proyecto, participantes, costos, riesgos, ruta crítica, etc. Todo esto será necesario si utilizamos las metodologías tradicionales de administración de proyectos, PMI, o similar; otra forma de llevar los proyectos puede con metodologías ágiles, como SCRUM que es de las más conocidas y utilizadas hoy en día, y que nos permiten mayor flexibilidad, pero a su vez, requieren mayor madurez y compromiso por parte del equipo. En estas metodologías ágiles, comunicar la visión y que ésta visión u objetivo de proyecto esté perfectamente entendida entre los colaboradores es la piedra angular para el éxito.

Comparativo PMI vs SCRUM
Comparativo de metodologías de administración de proyectos

En esta breve comparativa, podemos ver las fortalezas o principales áreas en las que se diferencian ambos tipos de metodologías, que son las dos más fuertes corrientes de administración de proyectos utilizados hoy en día. En mi experiencia y créanme que he usado ambas metodologías por años en proyectos complejos, cada una tiene sus ventajas y sus desventajas. Yo me inclinaría por aquella en la que el equipo tenga mas experiencia y/o algún colaborador certificado que sea el artífice en la coordinación y administración del proyecto; y que lidere al equipo en este sentido.

Y ya para terminar…

Llegamos a la fase 3: mejora continua y expansión. Esta debe ser una fase no muy larga de tiempo ya que “la función debe de continuar” y no podemos estar semanas (o meses) analizando cómo nos fue, ya sea celebrando por el éxito obtenido, o llorando nuestras penas porque no nos fue bien; pero no por eso, dejaremos de trabajar en nuestra estrategia de transformación digital.

Para saber cómo nos fue hay que reunir al equipo y ver objetivos planteados, resultados obtenidos y qué pasó durante el desarrollo del proyecto. De acuerdo a la metodología que se haya utilizado durante la ejecución del proyecto deberá realizarse el “cierre del proyecto” o la “Revisión y retrospectiva” correspondiente. Si, tanto PMI como SCRUM tienen sus formatos, temas, forma de llevar esta junta de cierre, y qué debe hacerse, cómo debe llevarse. Si conocen las metodologías saben a que me refiero, sino, y tuvieron la oportunidad de leerlas, se habrán dado cuenta de lo diferentes que son: una mas formal, orientada al proceso, a cerrar contratos, revisar presupuestos, liquidar proveedores, etc.

La otra, más centrada en ¿qué pasó?, ¿qué nos funcionó?, ¿qué nos faltó?; más desde la perspectiva de los participantes en el proyecto, y, como equipo, qué podemos hacer para mejorar. (Si no tienen una metodología, creo que esto les puede ayudar a inclinarse más por una o por otra, dependiendo de las preferencias, principalmente de los tomadores de decisión en la organización).

Espero les sea útil este artículo (blog), y los espero en el del mes próximo, seguramente seguiremos con este tema, pero más centrado en el equipo, la gente, y el área de RH, donde podemos lograr, pequeños cambios, pero de alto impacto en la organización.

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