Planeación estratégica de recursos humanos

La crisis de salud ha dejado muchos problemas para todas las empresas en este 2020. Sin duda alguna, el flujo de efectivo será el principal problema que se deberá resolver. ¿Qué podemos hacer para salir adelante?. ¿Cómo reducir gastos y aumentar las ventas?. Empezar por la planeación estratégica y de recursos humanos puede ser la base para una rápida recuperación.

Fases para la planeación de recursos humanos

Las fases o etapas para lograr una planeación exitosa de RH son:

Tener un objetivo de negocio es primordial. Recuerda la famosa escena de Alicia en el país de las maravillas con el gato sonriente. La discusión sobre qué camino tomar (si no lo conoces o no te acuerdas, aquí una liga en español y otra en inglés que se enfoca más sobre el tema de estrategia de negocios). Podemos empezar con algo muy sencillo, pero bien definido, como el reto de ventas para lo que queda del año. Otra forma sería un proceso de planeación de negocios completo, donde no puede faltar la Misión, Visión y Valores.

Misión y Visión explican el ¿qué? a 10,000 pies de altura. Los valores nos dicen la actitud con la que debemos resolver ese qué. Si ya has tenido alguna experiencia con planeación estratégica, adelante. De lo contrario, te recomiendo establecer el objetivo de negocio, y empezar por ahí.

Una vez que tengamos definido el objetivo de negocio, o el conjunto de Misión, Visión y Valores; debemos enfocarnos en ¿Cómo lograrlo?

Definir nuestra organización

Para ello, lo que debemos hacer es definir nuestra organización. Puestos de trabajo claros, bien organizados, donde podamos definir las funciones, roles y responsabilidades de cada persona que colabore con nosotros. En éste artículo de transformación digital hay un mapa de capacidades. Podríamos utilizarlo para modelar nuestra organización. O podríamos hacer tal cual un organigrama completo de la empresa. Finalmente lo tendremos que hacer ahorita o más adelante.

Yo les recomiendo empezar por el mapa de capacidades del negocio. Siempre es mejor y más fácil comunicarse con los niveles directivos de esa manera. Digamos que para todos es mas natural. Después ese mapa lo aterrizamos a nuestro modelo de organización (o jerarquía); es un buen apoyo para nuestro proceso de planeación estratégica de recursos humanos.

Si tenemos el objetivo y cómo queremos organizarnos para alcanzarlo, lo que nos falta es organizar a la gente que lo haga, nuestros colaboradores. Bien dice la frase: la gente correcta, con la capacidad correcta en el momento correcto. Ahora bien, por favor, no hagas recortes por simple número (costo), creo que es lo peor que cualquier organización puede hacer. Si tienes que tomar esa decisión tan complicada como para dejar ir a ciertos colaboradores; hazlo con toda la consciencia de que en verdad le estás haciendo un bien a tu organización a futuro.

Y no me mal entiendan, en tiempos de crisis las empresas y los empresarios deben tomar decisiones muy difíciles. En la crisis de 1994 (que en realidad se sintió en 1995), me tocó como colaborador en la extinta Digital Equipment, y ahora con la 4T y el corona virus me ha tocado como directivo y empresario el tener que tomar las decisiones complicadas, y no es fácil; pero hay que tomarlas.

Una vez que tenemos determinado el cómo queda estructurada nuestra empresa, siempre es deseable VER cómo se vería esa estructura. Aquí una muestra de un organigrama dentro de la herramienta de capital humano de Nugo: Plataforma de Gestión de Talento.

Planear nuestra organización

El siguiente paso es llenar los espacios en blanco dentro de cada cajita de las posiciones definidas en la organización. Creo que es casi obvio pretender quedarse con el mejor talento posible dentro de la organización. Sin embargo, las empresas o sus directivos no siempre lo hacen. Aunque parezca contradictorio, muchas veces la decisión tomada es la mas errónea posible (si, aunque usted, no lo crea!). La verdad es que la razón es muy simple: pocas veces se tiene la información necesaria (y verídica) de cada colaborador, así que la decisión es mas por instinto que por datos o analítica de desempeño.

Para determinar que colaborador queda mejor en cada cajita en blanco, lo mejor que se puede hacer es una matriz de habilidades, conocimientos y competencias de lo que cada puesto necesita, y “casar” o emparejar a los colaboradores actuales en esas casillas. Creo que esta es la forma mediante la cual, la empresa debería o no prescindir de algún colaborador, o mejor aún, determinar la capacitación requerida para seguir contando con ella o él. (Aquí sí creo que aplica el dicho de “más vale malo conocido que bueno por conocer”!).

Ya en serio, si tenemos un colaborador, con buena actitud, y que ha trabajado en la empresa por cierto tiempo, si soy de los que apoyan la decisión de capacitar y desarrollar a nuestros colaboradores, en lugar de traer “expertos” de afuera, que luego ni salen tan “expertos” como dicen ser.

Capacitar a nuestra organización

Lo deseable es tener todo un mapa de todas las posiciones dentro de la organización, y su análisis de diferencias por cada colaborador, entonces podemos saber si la persona cubre con el mínimo indispensable para desempeñar la función esperada de la posición.

Con esta detección de necesidades de capacitación, que es como se llama coloquialmente al mapa de requerimientos de la posición versus las capacidades del colaborador en el puesto; se puede determinar todo un plan de capacitación y crecimiento para cada una de las personas que integran nuestra organización.

Este plan de capacitación podrá entonces ser colocado en un calendario, con fechas y planeado, para que la persona vaya creciendo con todo lo que se necesita de conocimientos y habilidades dentro de la organización.

Así, con estos primeros pasos, nuestra organización estará mejor posicionada para enfrentar los retos que nos depara el futuro cercano, y lejano.

Revisar nuestro avance

Como todo proceso dentro de la organización, y lo escribí en alguno de los artículos anteriores, lo que no se mide, no se puede mejorar; así que hay que poner plazos para realizar la planeación estratégica de recursos humanos (obvio no nos podemos tardar todo el año!). De igual forma hay que ponerle fecha a todas y cada una de las actividades, capacitaciones y compromisos de cada colaborador.

Área de recursos humanos: No te asustes!. Esto no es sólo tu trabajo. Tu debes coordinar y lograr que cada área o departamento dentro de tu organización realice mucho de este trabajo. Tú eres un facilitador, eres la persona encargada de que esto suceda en tu organización, que se realice en tiempo y forma. Ayuda, instruye, capacita a tus directores, gerentes y supervisores para que puedan hacer el trabajo que les corresponde.

Pon métricas alcanzables y revísalas periódicamente. Y trabaja de la mano con la alta gerencia para asegurar que las cosas suceden.

Planeación de recursos humanos: Uso de herramientas de apoyo

Te sugiero que utilices una herramienta o software de recursos humanos, como Nugo: Plataforma de Gestión de Talento. Hacer esto en herramientas como Word y Excel, ayuda para algunas cosas (como la detección de necesidades de capacitación); pero el plan de capacitación, el seguimiento, los ajustes, etc., si no tienes una herramienta, es muy complicado lograr que toda la organización lo mantenga fresco en la memoria, y así como antes eran planes en papel guardados en un cajón; ahora se han convertido en planes en un archivo dentro de una carpeta dentro de la computadora que nadie se acuerda hasta el final del año, ya que se quiere hacer una revisión.

En el próximo artículo hablaremos a detalle sobre el proceso de capacitación, cómo hacer un DNC (diagnóstico o detección de necesidades de capacitación) y un proceso para implementarlo correctamente en la organización.